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3 razões pelas quais sua operação pode não dar conta do recado

Muitas vezes, gerir um condomínio é quase como cuidar de uma cidade, e fazer com que toda a operação funcione de forma eficiente é um desafio diário. As requisições não distinguem se está sol, chovendo, se é dia útil ou final de semana.

Quando a administração menos espera… nova demanda. E não estar preparada ou, o mais importante, não estar organizada para poder atendê-las, pode levar o condomínio a um colapso.
Agora, se todo dia parece haver tanta coisa a ser feita, e em tão pouco tempo que sua administração não vai dar conta do recado, é preciso pensar: o que estamos fazendo de errado?

Não definir prioridades

Uma das dificuldades que permanece, ainda, em alguns condomínios é a falta de capacidade de saber o que priorizar no dia a dia da operação.

Solicitar primeiro a recarga dos extintores ou o conserto do elevador? Direcionar um funcionário da equipe de limpeza a um hall social, para uma higienização de rotina, ou a um salão de festas recém-utilizado?

Aqui nem sempre existe certo ou errado, mas ao não definir o que é prioridade para aquele momento, muitas vezes, a administração acaba não tomando nenhuma decisão, acumulando tarefas ou dando muita importância para demandas que não são tão urgentes; o que pode deixar muitos moradores insatisfeitos.

Não entender as necessidades

Não entender a necessidade e a importância de certas ações para o bom funcionamento de um condomínio, seja por falta de conscientização ou conhecimento, pode levar a administração local à negligência.

Algumas dessas ações, inclusive, estão diretamente ligadas às atividades desempenhadas pela equipe do departamento, como falaremos mais adiante. O problema, aqui, é pensar que o morador irá sempre notificar sobre a existência de algum problema. Lembre-se que nem sempre ele tem tempo para isso.

Para os condôminos, é papel dos gestores prezar pelo patrimônio; e, até certo ponto, eles estão certos. Fazer rondas para checagem de conformidades e realizar manutenções preventivas em equipamentos é cuidar não só do empreendimento, mas da segurança e bem-estar de todos que moram e trabalham ali.

Não se organizar e planejar

Esse é o maior erro da grande maioria dos condomínios e está diretamente relacionado à visão da gestão condominial dos responsáveis, capaz de colocar em risco todo o empreendimento; e nos mais variados sentidos.

Não ter o controle e planejamento das manutenções preventivas, o histórico das instalações e trocas de equipamentos pode gerar uma série de despesas desnecessárias, já que em alguns casos, sairia mais barato adquirir um novo equipamento a fazer sua manutenção pela décima vez, por exemplo.

A falta de uma agenda de compromissos obrigatórios, uma forma de organizar e gerenciar as solicitações dos condôminos e um controle do estoque de materiais e compras faz, também, com que tudo pareça perdido.

E se está tudo perdido, para os funcionários se encontrarem, em meio à bagunça que pode ser tornar a rotina de trabalho, é bem mais difícil. Sem falar no tempo perdido, gasto para tentar concluir tarefas que não se sabe de onde vêm.

Por isso, organização e planejamento são a base de sustentação da operação condominial, capazes de garantir maiores chances de sucesso. Mas, afinal de contas, o que fazer?

Pare e redefina

Para colocar a casa dos outros em ordem será preciso, primeiramente, arrumar a “nossa”. Esse pode ser um processo bem trabalhoso, mas fundamental para auxiliar toda a equipe da administração a trabalhar menos sobrecarregada, mais produtiva e eficiente. Vamos lá?

  • Treinamento: O ideal é que a primeira coisa seja parar toda a equipe para explicar o papel da administração, sua importância e como ela deverá funcionar para que todo o condomínio seja bem assistido;
  • Planilhas: Faça uma lista de todos as possíveis demandas que podem surgir no condomínio, divididas em duas categorias: espaços comuns (limpeza, manutenção, reforma etc.) e unidades (reclamações, solicitações, sugestões etc.).
  • Cores: Associar cores às prioridades das solicitações, como vermelho, amarelo e verde, também ajuda na organização das atividades, já que traz um estímulo visual e chama a atenção da equipe para solicitações pendentes.
  • Lembretes: Crie “compromissos” no calendário do Outlook (ou outro gerenciador de e-mails) para cada solicitação recebida; adicione também lembretes para que nenhum prazo seja perdido e nenhuma tarefa esquecida;
  • Limpeza: Mantenha a área de trabalho do computador “limpa” e com os arquivos divididos por pastas. Essa é a melhor forma de encontrar documentos com mais agilidade e evitar a perda de arquivos importantes.

Utilize sempre a tecnologia a seu favor. Um bom exemplo para otimizar a operação do condomínio, não só no atendimento de solicitações, mas no controle de quaisquer demandas, é a adoção de aplicações como o Operaus, da Troad.

E lembre-se: evite o uso de papéis; eles se perdem. Além de ajudar na preservação do meio ambiente, uma administração que troca os papéis por novas tecnologias é uma administração mais inteligente, produtiva e com menos solicitações esquecidas.

 

Você conhece outro ofensor da produtividade ou dica para melhorar a operação? Deixe seu comentário.

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