Quem mexeu na minha correspondência?

Por pior, e mais invasiva, que seja a situação, essa é uma questão que tem se tornado comum no dia a dia de quem trabalha e mora em alguns condomínios; e gera uma série de aborrecimentos.
Mas antes de qualquer coisa, é preciso entender os pontos que levam a ela.

Subindo

De acordo com o Secovi (Sindicato das Empresas de Compra, Venda, Locação e Administração de Imóveis Residenciais e Comerciais), só em 2015, o número de condomínios aumentou 23%, em relação a 7 anos atrás. E se temos mais pessoas vivendo em comunidade, temos mais correspondências, que antes eram destinadas a pontos diferentes da cidade, sendo concentradas em um único lugar: o condomínio.
Imagine, por exemplo, gerenciar as entregas dos Correios e transportadoras para mais de 7 mil condôminos, como acontece num condomínio da Zona Leste de São Paulo.

As dores de cabeça

Extravios, atraso na entrega — já que, em alguns casos, a correspondência chegou ao condomínio mas não foi direcionada ao morador — e recebimento por pessoa não autorizada são os problemas mais comuns, mas não os únicos.

Essas ocorrências, além de um possível prejuízo financeiro, causam um mal-estar entre funcionários e moradores, deixando a relação com o condomínio cada vez mais desgastada.

O agravante

Mais do que devido ao grande fluxo de entregas, os transtornos relacionados às correspondências têm um agravante: a falta de controle e/ou de gestão no momento de recebê-las na portaria do condomínio. E isso se deve, muitas vezes, à:

• Falta de infraestrutura;
• Falta de planejamento;
• Falta de conhecimento técnico;
• Falta de organização.

O último, sem dúvida, é o maior ofensor dos fluxos de trabalho; e, hoje, por mais que haja sistemas, como o Portaria Online, capazes de organizar e otimizar toda a rotina da portaria, muitos condomínios ainda fazem esse controle de correspondências manualmente, com pilhas de papéis, notas e cadernos.

O que pode ser feito?

Ter um funcionário (ou uma equipe) responsável pelo controle das entregas, e uma planilha para fazer a organização, mesmo que não seja a maneira mais prática e eficiente (se comparada à implantação de sistemas de gestão próprios para esse tipo de atividade), pode ajudar a minimizar alguns aborrecimentos.

É fundamental, contudo, que Síndico, funcionários e, é claro, moradores, fiquem atentos aos problemas mais comuns para buscarem, juntos, soluções que otimizem o trabalho da equipe e melhorem a vida dos moradores.

E no seu condomínio, como é feito esse controle? Conte para nós.